Leppätalokomitean asettama ohjesääntö

I Yleisosa

Tämä ohjesääntö on Matlu-klusterin käyttösääntöjen §1 mukainen Leppätalokomitean antama tarkempi määräys Matlu-klusterin käyttösääntöjen soveltamisesta ja nämä ohjesäännöt koskevat Domus Gaudiumin klusteritila Christina Reginan (myöhemmin klusteri) käyttöä. Leppätalokomitea voi kokouksessaan enemmistön päätöksellä muuttaa tätä ohjesääntöä. Ohjesäännön muuttamisesta on mainittava kokouskutsussa.

II Sääntöluettelo

§2 Klusterin säännöstöt ja ohjeet

Klusteria ohjaavat tämän ohjesäännön lisäksi Leppätalokomitean päättämät muut säännöt ja ohjeet, jotka ovat myös Matlu-klusterin käyttösääntöjen §1 tarkoittamia määräyksiä Matlu-klusterin käyttösääntöjen soveltamisesta. Näin ollen Leppätalokomitea kokouksissaan antamien päätösten lisäksi ylläpitää seuraavia säännöstöjä ja ohjeita:

1. Turvallisen tilan periaatteet
2. Siivousohjeet
3. Siivouslista
4. Spotify-ohjeet

III Järjestöjen kokoluokat

§ 3 Kokoluokat

Järjestöt jaetaan kolmeen eri kokoluokkaan. Kokoluokkia ovat mega, iso ja pieni järjestö. Järjestöjen tilaa kohtaan olevat velvoitteet ovat samoja, mutta niiden suuruus riippuu kokoluokasta.

§ 4 Kokoluokan määrittäminen

Järjestön kokoluokka määrätään vuosittain tammikuun loppuun mennessä klusterikokouksessa järjestöjen aktiiveilleen myöntämien avainten määrän perusteella. Järjestön on toimitettava avainlistansa tai mahdollinen avainten lukumäärä Leppätalokomiten puheenjohtajalle viikkoa ennen klusterikokousta. Jos järjestön myöntämien avainten määrä muuttuu vuoden aikana niin, että järjestön kokoluokka vaihtuu, tarkastellaan järjestöä megajärjestönä tai isona järjestönä koko vuoden ajalta. Klusterin järjestöistä vähintään puolet on mega- tai isoja järjestöjä kuitenkin niin, että jos järjestön aktiiveilleen määrämä avainten määrä on kahdeksan tai vähemmän on se kuitenkin aina pieni järjestö. Megajärjestön vähimmäisavainmäärä on 30. Klusterikokous voi muuttaa järjestöluokkia perustellusta ja poikkeuksellisesta syystä myös muulloin vuoden aikana. Järjestöluokkien jakoperiaatteiden muuttamisesta ja järjestöluokkien muutoksesta on mainittava kokouskutsussa.

IV Järjestöjen varastointitiloja koskevat periaatteet

§ 5 Säilytystilan määrä

Matlu-klusterin käyttösääntöjen § 9 mukaan klusterin järjestöillä on oikeus kaappiin ja muuhun säilytystilaan. Matlu-klusterin käyttösääntöjen mukaiseen oikeuteen vaikuttaa järjestön kokoluokka. Ensisijaisesti järjestöllä on oikeus useampaan kuin yhteen kaappiin ja lisäsäilytystilaan jos se on megajärjestö tai iso järjestö. Tätä periaatetta noudatetaan jos kaappeja ja muuta säilytystilaa on jakaa vaikuttamatta jokaisen järjestön vähimmäis oikeuteen koskien säilytystilaa eli yhteen kaappiin sekä muuhun säilytystilaan. Kaappien ja säilytystilan määrää jaettaessa arvioidaan myös järjestön tarvetta säilytystilalle ja mahdollisia klusterin ulkopuolisia säilytysmahdollisuuksia huomioiden klusterin ulkopuolisten säilytystilojen laadun ja saavutettavuuden. Kaappien jakoperiaatteet ja jako tarkastellaan vuosittain tammikuussa samassa klusterikokouksessa, kun järjestöjen kokoluokkia tarkastellaan. Klusterikokous voi muuttaa kaappien jakoa perustellusta ja poikkeuksellisesta syystä myös muulloin vuoden aikana. Kaappien jakoperiaatteiden muuuttamisesta ja jakamisesta on mainittava kokouskutsussa.

V Suljetut varaukset

§ 6 Suljetun varauksen hakuaika

Klusterijärjestö voi hakea oleskelutilaan tai koko klusteriin suljettua varausta, jonka Matlu-klusterin käyttösääntöjen §8 mukaan perustellusta syystä Leppätalokomitea kokouksessaan voi myöntää.

Pyyntö suljetusta varauksesta oleskelutilaan tai koko klusteriin on lähetettävä Leppätalokomitean puheenjohtajalle kahta viikkoa ennen varauksen ajankohtaa, jotta kokous asiasta päättämiseksi voidaan kohtuudella järjestää. Jos kuitenkin Leppätalokomitean kokousta ollaan muusta syystä kutsumassa koolle voi järjestö pyytää Leppätalokomitean puheenjohtajaa lisäämään asiansa esityslistaan. Pyyntö tulee toimittaa tässä tapauksessa Leppätalokomitean puheenjohtajalle viikkoa ennen aiottua kokousaikaa. Aiottu suljettu varaus on merkittävä kalenteriin avoimena varauksena välittömästi haettaessa suljettua varausta. Varaus muutetaan suljetuksi kalenteriin kun päätös suljetusta varauksesta on annettu. Leppätalokomitean puheenjohtajan on tiedotettava järjestöjä ja avaimellisia oleskelutilan tai koko klusterin suljetuista varauksista.

§ 7 Rajauksia suljettuihin varauksiin

Suljettu varaus voidaan myöntää vain poikkeuksellisesta syystä oleskelutilaan tai koko klusteriin perjantaille tai lauantaille tai muulle suositulle tai merkittävälle päivälle. Suljetun varauksen kohtuullisesta pituudesta päättää Leppätalokomitea.

VI Aikaistetut yökäytöt

§ 8 Aikaistetun yökäytön asettaminen

Leppätalokomitea voi kokouksessaan päättää Matlu-klusterin käyttösääntöjen § 10 mukaisesti aikaistetuista yökäytöistä päiville, joihin se katsoo ne tarpeellisiksi. Aikaistettu yökäyttö voi alkaa mihin kellonaikaan tahansa, minkä Leppätalokomitea katsoo aiheelliseksi. Aikaistetussa yökäytössä voidaan määrätä yökäyttöön ilmoittautuminen etukäteen ennalta asetettuna aikana ja yökäyttö voi alkaa aikaisemmin kuin normaalisti.

VII Siivoamisen järjestäminen klusterilla

§ 9 Viikkovuorot

Klusteri tila siivotaan Matlu-klusterin käyttösääntöjen § 28 mukaan viikoittain. Leppätalokomitea asettaa viikkottaisen siivousvuorolistan vuosittain. Siivousvuorolistan valmistelee Leppätalokomitean puheenjohtaja niin, että se on voimassa seuraavan vuoden helmikuun alusta sitä seuraavan vuoden tammikuun loppuun. Tarvittaessa Leppätalokomitea voi muuttaa siivousvuoroja kesken vuoden esimerkiksi jos järjestöjen määrä tai niiden kokoluokka muuttuu. Viikkovuorossa on kokoluokan mukaisesti arvottu järjestys. Per viikko klusterin siivoaa sekä iso että pieni järjestö. Arvonta rajataan kuitenkin niin, että Matlu ry siivoaa sekä ison että pienen järjestön helmikuun ensimmäisen viikon siivouksen. Viikkovuoron mukainen siivousala määrätään järjestön koon mukaan siivousohjeissa.

§ 10 Hinkkausbileet

Hinkkausbileet on yksi Leppätalokomitean asettama Matlu-klusterin käyttösääntöjen § 28 tarkoittama muunlainen siivous. Kaikkien järjestöjen on asetettava Leppätalokomitean päättämä määrä jokaisesta järjestöstä siivoamaan Hinkkausbileisiin. Hinkkausbileissä klusteri siivotaan viikkosiivousta huolellisemmin kirjaimellisesti lattiasta kattoon. Hinkkausbileitä järjestetään 2 - 4 vuosittain. Hinkkausbileet järjestetään niin, että mahdollisimman suuri osa järjestöjen avaimellisista pystyy osallistumaan. Sen järjestön availmelliset, jotka eivät ole pääsemässä järjestettävään hinkausbileeseen, toteuttavat osuutensa ennen hinkkausbileitä jollain muulla suoritteella. Tämä suorite sovitaan järjestön kanssa ennen hinkkausbileitä.

§ 11 Siisteyden muu ylläpito

Matlu-klusterin käyttösääntöjen § 5 mukaan klusteri on aina tarkistettava sinne saavuttaessa ja puutteista ja sotkuista siten ilmoitettava avainlistalle. Vähäiset sotkut on siivottava niiden toimesta, jotka klusterilla ovat. Jos sotkuista ei ole ilmoitettu ne tulkitaan klusterille saapuneiden aiheuttamiksi. Suuret sotkut ovat niiden vastuulla, jotka ne ovat aiheuttaneet. Kohtuullisin määrin ei voida muita velvoittaa niitä siivoamaan.

§ 12 Sanktiot

Viikkosiivouksen unohtaminen tai laiminlyönti, Hinkkausbileisiin osallistumattomuus, muun Leppätalokomitean määrämän Matlu-klusterin käyttösääntöjen § 28 tarkoitetun muunlaisen siivouksen tekemättä jättäminen tai sellaiseen osallistumattomuus tai muu siisteyden ja siivouksen laiminlyönti tulkitaan Matlu-klusterin käyttösääntöjen § 30 mukaisesti järjestön vakavaksi laiminlyönniksi. Laiminlyönnin vakavuus perustuu HYYn asettamaan järjestön velvoitteeseen pitää huolta HYYn antamasta tilasta ollen yksi HYYn tilajaon kriteereistä.

Samoin avaimellisen tai muun klusterilla oleskelevan siisteyden ja siivouksen laiminlyönti tulkitaan Matlu-klusterin käyttösääntöjen § 30 mukaisesti vakavaksi laiminlyönniksi. Sanktioista päättää Matlu-klusterin käyttösääntöjen § 30 mukaisesti Leppätalokomitea.

VIII Leppätalokomitean puheenjohtajan valtuudet

§ 13 Leppätalokomitean puheenjohtajan sanktiointivaltuudet Leppätalokomitean puolesta tietyin rajauksin

Leppätalokomitean puheenjohtaja Matlu-klusterin käyttösääntöjen §16 mukaan toimii yhteyshenkilönä HYYn suuntaan ja vastaa avainhallinnosta sekä §21 mukaan pitää yllä avainrekisteriä. Leppätalokomitea päättää järjestöjen ja henkilöiden sanktioista Matlu-klusterin käyttösääntöjen §30 mukaisesti.

Leppätalokomitean puheenjohtaja voi antaa varoituksen, asettaa käyttökieltoon ja ottaa avaimen pois henkilöltä turvaavana, tapauksia ehkäisevänä keinona sekä sanktion toteutumiseksi. Avaimen poisto astuu voimaan heti ja siitä ilmoitetaan HYYlle sekä avaimen myöntäneen järjestön puheenjohtajalle sekä olennaisille asianosaisille. Muista sanktioista ilmoitetaan järjestön puheenjohtajalle ja olennaisille asianosaisille. Leppätalokomitean puheenjohtaja käyttää tässä pykälässä Leppätalokomitean valtaa komitean puolesta ja päätös tulee vahvistaa Leppätalokomitealla. Leppätalokomitean puheenjohtajan päätöksen annettuaan ja sen toimeen pantuaan hänen on viipymyttä kutsuttava koolle Leppätalokomitean kokous vahvistamaan asettamansa sanktiot.

Jos Leppätalokomitean kokous ei ole päätösvaltainen vahvistaessaan Leppätalokomitean puheenjohtajan asettamaa sanktioita, kutsutaan uusi kokous päättämään asiasta, kuitenkin niin, että jos asia ei tule käsitellyksi päätösvaltaisessa kokouksessa kolmen viikon aikana Leppätalokomitean puheenjohtajan päättämän sanktion päiväyksestä, sanktio raukeaa siihen asti, että se käsitellään Leppätalokomitean kokouksessa.