Matlu-klusterin käyttösäännöt
1§ Määräysala Nämä säännöt koskevat Domus Gaudiumin klusteritila Christina Reginan (myöhemmin klusteri) käyttöä. Ne täydentävät Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (myöhemmin HYY) asettamia käyttösääntöjä. Leppätalokomitea voi antaa tarkempia määräyksiä käyttösääntöjen soveltamisesta. 2§ Klusterin järjestöt Klusteria saavat käyttää järjestöt, joilla on HYYn kanssa voimassa oleva klusterin tilankäyttösopimus (myöhemmin järjestöt). Klusterin käyttöä koordinoi Helsingin yliopiston matemaattis- luonnontieteellisten opiskelijajärjestöjen yhteistyöjärjestö Matlu ry (myöhemmin Matlu). 3§ Sääntöjen muuttaminen Näitä käyttösääntöjä voidaan muuttaa 3/4 enemmistöllä klusterikokouksessa. Sääntöjen muuttamisesta on mainittava kokouskutsussa. 4§ Klusterin sähköpostilistat Klusterin käyttöön liittyy kolme sähköpostilistaa. Leppis-avaimet@helsinki.fi (myöhemmin avainlista) on tarkoitettu kaikkia avaimellisia koskevan tiedon välitykseen. Leppis-list@helsinki.fi (myöhemmin komitean lista) on tarkoitettu Leppätalokomitean sisäiseksi tiedotuskanavaksi. Leppis-info@helsinki.fi on tarkoitettu kaikkia avaimellisia koskettavan tärkeän tiedon välitykseen. Tilat ja niiden käyttö ---------------------- 5§ Klusterin käyttäjät Klusteri on tarkoitettu kaikille järjestöjen jäsenille. Klusteria käytettäessä on aina oltava paikalla kulkuoikeudellinen henkilö. Kulkuoikeudella tarkoitetaan mukana olevaa kulkuavainta, jolla tiloihin pääsee sisään kyseisenä ajankohtana. Kulkuoikeus on henkilökohtainen. Tyhjälle klusterille saavuttaessa on tarkistettava tilat ja ilmoitettava mahdollisista puutteista tai sotkuista avainlistalle. Järjestöillä on lupa kutsua ulkopuolisia tahoja klusterille vieraakseen. Tällöin kutsuva järjestö on vastuussa vieraistaan ja paikalla on oltava vähintään yksi kulkuoikeudellinen henkilö vastaamassa. Järjestö voi erityisestä syystä Leppätalokomitean luvalla antaa ulkopuolisen tahon käyttää klusteria nimissään. Alaikäisten oleskelu klusterilla on ehdottomasti kielletty. 6§ Kokoushuone Kokoushuone on etupäässä kokouskäyttöön tarkoitettu tila, jonka käyttö edellyttää varausta. Kokoushuone tulee varata viimeistään tilaisuuden alkaessa. Kokoushuoneen siisteyteen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Kokoushuonetta ei voi käyttää juhlimistarkoitukseen. 7§ Kerhohuone Kerhohuone on monenlaisiin tilaisuuksiin soveltuva tila, joka on vapaasti käytettävissä varausten ulkopuolella. Kerhohuone tulee varata viimeistään 24 tuntia ennen tilaisuutta. Jos tilaisuus ei ole avoin kaikkien järjestöjen jäsenille, on tästä ilmoitettava varauskalenterissa. 8§ Oleskelutila Oleskelutila on järjestöjen jäsenten vapaasti käytettävissä oleva tila. Leppätalokomitean kokous voi erityisestä syystä myöntää järjestölle oikeuden varata oleskelutila tai koko klusteri käyttöönsä. Oleskelutilan avoin varaus kalenterissa ei edellytä komitean hyväksyntää. Tällöin varausmerkintä on ensisijaisesti ilmoitusluontoinen. 9§ Säilytys- ja varastotilat Jokaisella järjestöllä on oikeus kiinteään kaappiin klusterilla. Kerhohuoneen ja oleskelutilan kaapit ja hyllyt on tarkoitettu yhteiskäytössä oleville tavaroille. Suuren varastotilan hyllyt ovat tarkoitettu järjestöille tavaransäilytyspaikaksi. Hyllyt ovat järjestökohtaiset. Pieni varastotila on Matlun käytössä. Muu tavaroiden varastointi klusterilla on sallittua maksimissaan viiden päivän ajan klusterin käyttöä häiritsemättä erillisellä ilmoituksella avainlistalle. 10§ Yökäyttö Yökäytöksi lasketaan klusteritiloissa oleskelu välillä 00.00 - 07.00, ellei Leppätalokomitea ole muutoin määrännyt. Yökäytön alkaessa jokaisen paikalla olevan järjestön on otettava yökäyttövastuu, ellei toinen järjestö ota heitä vastuulleen. Yökäytön aikana klusterille saapuvat kulkuoikeudelliset henkilöt ottavat yökäyttövastuun itsestään ja seurueestaan, ellei toinen yökäyttövastuussa oleva ota heitä vastuulleen. Vastuuhenkilön on lähetettävä yökäytöstä sähköpostiviesti avainlistalle. Kun järjestö poistuu, tai vastuuhenkilö vaihtuu, on myös tästä lähetettävä sähköpostiviesti avainlistalle. YKV-viestin pitää sisältää etunimi, sukunimi ja järjestö tai järjestön tunnettu lyhenne tai lempinimi, josta käy selkeästi ilmi järjestö. Sähköpostin otsikosta tulee ilmetä yökäyttövastuun ottaminen. 11§ Yökäytön vastuuhenkilö Yökäytön vastuuhenkilö on kulkuoikeudellinen henkilö, joka on klusterin avaimellisten sähköpostilistalle ilmoittanut ottavansa yökäyttövastuun. Vastuuhenkilöitä on yökäytön aikana toteltava klusterin käyttöön liittyvissä asioissa. Vastuuhenkilöllä on oikeus poistaa asiattomasti käyttäytyvä henkilö klusterilta. Vastuuhenkilöiden on pidettävä klusteri kunnossa, ylläpidettävä järjestystä ja valvottava sääntöjen noudattamista. Havaituista sääntörikkomuksista tulee ilmoittaa Leppätalokomitean puheenjohtajalle. Vastuuhenkilöt vastaavat klusterin siivoamisesta käytön päätteeksi. YKV-viesteihin liittyvistä virheistä ruvetaan pitämään kirjaa, ja jos järjestöllä on yhteensä kymmenen (10) kappaletta/kausi (nollautuu 1.2. ja 1.8.) YKV-viesteihin liittyviä virheitä, annetaan tästä järjestölle sanktio. Sanktion määrittää Leppätalokomitea. Kun yksittäisellä henkilöllä on tietty määrä virheitä, siitä seuraa sanktioita virheiden määrän mukaisesti. Kolmesta (3) virheestä seuraa varoitus, viidestä (5) virheestä yhden (1) kuukauden YKV-kielto ja 10 virheestä Leppätalokomitean määrittämä sanktio. Tälläisiä YKV-virheitä pykälän 10§ puutteiden lisäksi ovat mm. klusterilla oleilu yökäytön aikana ilman, että YKV-viestiä on lähetetty (hyväksyttävä liukuma on 15 min yli YKV:n alun). Jos YKV-pois viestiä ei ole tullut ollenkaan 07:30 mennessä, lasketaan tämä vakavammaksi YKV-virheeksi. "Klusteri tyhjä, kaikki pois" tyyppinen viesti kuitenkin kuittaa YKV:n loppuneeksi kaikkien puolesta. Jos avaimellinen on YKV-sähköpostin mukaan vastuussa vain itsestään, tarkoittaa tämä sitä, ettei hän aio päästää ketään muuta kuin itseään sisälle avaimillaan. Tämä kuitenkin tarkoittaa, että avaimellisen on puututtava mahdollisiin häiriötilanteisiin, ja oltava muulla tavoin vastuussa järjestyksestä klusterilla. Aikaistetun YKV:n tapahtumien aikana vastuunotto vain itsestään ei ole mahdollista. Leppätalokomitea voi antaa poikkeuksia tarvittaessa. 12§ Tapahtuman järjestäminen klusterilla Jos järjestö järjestää klusterilla tapahtuman on tästä tehtävä merkintä klusterin sähköiseen varauskalenteriin. 13§ Käyttäytymissäännöt Vahvojen hajusteiden käyttö tai tupakointi ei ole sallittua sisätiloissa. Avonaisten juoma-astioiden vieminen eteiseen tai sitä pidemmälle on yleisen siisteyden nojalla kielletty. Roskat on vietävä niille osoitettuun paikkaan. Tilassa nukkuminen on ehdottomasti kielletty kaikkina aikoina ja kaikissa tilanteissa. Muita rakennuksen käyttäjiä häiritsevä toiminta, kuten kovaääninen musiikki, on kielletty aikavälillä 07.00 - 18.00. Klusterilla oleskelu on kielletty aikavälillä 07.00-12.00. Leppätalokomitean kokous voi myöntää poikkeusluvan perustellusta syystä. Hiljainen siivoaminen, ruuan valmistus sekä tavaroiden nouto ja palautus on sallittu. Yllämainitusta toiminnasta on kuitenkin lähetettävä avainlistalle viesti. 14§ Eläimet klusterilla Eläinten tuominen klusterille on kielletty. Kielto ei koske opas- tai avustajakoiria. Hallinto ja päätöksenteko ------------------------- 15§ Leppätalokomitea Klusteria hallinnoi Leppätalokomitea, jossa on yksi edustaja jokaisesta järjestöstä. Järjestö voi nimittää myös varaedustajan. Järjestö voi vaihtaa edustajiansa ilmoittamalla tästä komitean puheenjohtajalle. 16§ Leppätalokomitean puheenjohtaja Leppätalokomitean puheenjohtajana toimii Matlun edustaja. Puheenjohtaja toimii klusterin yhteyshenkilönä HYYn suuntaan ja vastaa avainhallinnosta. Leppätalokomitea voi valita nimettyjen edustajien joukosta varapuheenjohtajan, joka hoitaa puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa estyneenä. 17§ Leppätalokomitean kokoukset Leppätalokomitea kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään kolme komitean jäsenjärjestöä sitä vaatii. Leppätalokomitean kokoukset ovat päätösvaltaisia, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä yhteensä vähintään neljä muuta komitean jäsentä ovat paikalla. Kokouskutsu tulee lähettää vähintään viisi vuorokautta ennen kokouksen alkua. Äänestyksen mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan kanta, henkilövaaleissa ja suljetussa lippuäänestyksessä kuitenkin arpa. Leppätalokomitean kokoukset ovat avoimia kaikille järjestöjen jäsenille ellei komitea erityisistä syistä muuta päätä. Kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa. 18§ Klusterikokous Merkittävissä klusteria koskevissa asioissa päätösvaltaa käyttää klusterikokous. Kokouksessa kullakin järjestöllä on käytettävissä yksi ääni, jota käyttää järjestön hallituksen valtuuttama edustaja tai hänen varaedustajansa. Varaedustaja käyttää äänioikeuttaan, mikäli varsinainen edustaja on poissa tai on muutoin estynyt käyttämään äänioikeuttaan. Edustajilla tulee olla järjestön antama valtakirja edustusoikeudestaan. Äänestyksen mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan kanta, henkilövaaleissa ja suljetussa lippuäänestyksessä kuitenkin arpa. Klusterikokouksissa on puhe- ja läsnäolo-oikeus kaikilla järjestöjen jäsenillä. Kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa. 19§ Klusterikokouksissa päätettävät asiat Klusterikokoukset kutsuu koolle Leppätalokomitea. Kokouskutsu on lähetettävä järjestöille viimeistään kolme viikkoa ennen kokousta. Käyttösääntöjen muuttaminen ja muut erityisen merkittävät asiat on mainittava kokouskutsussa, muut asiat viimeistään viikkoa ennen kokousta toimitettavalla esityslistalla. Klusterikokous voi kuitenkin 3/4 enemmistöllä päättää, että asia käsitellään kiireellisenä, vaikka sitä ei ole esityslistalla. Asiaa, josta on mainittava kokouskutsussa, ei voi käsitellä kiireellisenä. Klusterikokouksella on oikeus ottaa päätettäväkseen Leppätalokomitealle kuuluva asia sekä muuttaa Leppätalokomitean päätöksiä. 20§ Klusterin ylläpito ja irtaimisto Matlu vastaa klusterin ylläpidosta ja juoksevista kuluista. Järjestöjen odotetaan osallistuvan kustannuksiin suhteessa käyttäjämääriinsä. Klusterille yhteisillä varoilla hankittu irtaimisto on Matlun omaisuutta. Avaimet ja lukitukset --------------------- 21§ Avainhallinto Klusterin avainrekisteriä ylläpitää Leppätalokomitean puheenjohtaja. Leppätalokomitealla on oikeus ottaa avain pois väärinkäytöksiin syyllistyneeltä henkilöltä. 22§ Klusterin kulkuluvat Järjestö voi perustellusta syystä myöntää kulkuluvan klusterille jäsenelleen ilmoittamalla tästä HYYlle ja Leppätalokomitean puheenjohtajalle. Kulkuluvan myöntämisestä henkilölle, jonka kulkulupa on otettu pois väärinkäytösten takia, päättää Leppätalokomitea. Järjestö voi ottaa nimissään olevan kulkuluvan pois ilmoittamalla tästä Leppätalokomitean puheenjohtajalle. 23§ Sisätilojen avaimet Jokaisella järjestöllä on oikeus riittävään määrään avaimia kokoushuoneeseen ja kerhotilaan sekä varastoihin. Avaimet ovat aina yksittäisen henkilön nimissä, mutta niitä voidaan säilyttää lukitussa kaapissa tai muussa riittävän turvallisessa tilassa järjestön virkailijoiden saatavilla. 24§ Vastuu klusterin käytöstä Klusteria käytettäessä jollain läsnäolijalla on oltava tilan käyttöön oikeuttava kulkulupa. Jokainen kulkuluvallinen vastaa klusterilla omasta sekä vastuullaan olevien henkilöiden toiminnasta. Jokainen kulkulupa on sekä kulkuluvan haltijan että luvan myöntäneen järjestön vastuulla. 25§ Klusterin ulko-ovet Klusterin uloskäynnit pidetään lukittuna. Rakennuksen muihin tiloihin ei saa mennä ilman lupaa. Siisteys ja siivoaminen ----------------------- 26§ Kengätön tila Ulkokengät tulee jättää eteiseen. Jos ulkokenkiä joudutaan poikkeuksellisesti käyttämään klusterilla esimerkiksi tavaroita kuljetettaessa, tulee lattiat siivota välittömästi tämän jälkeen. 27§ Klusterin siisteys Jokaisen käyttäjän tulee siivota jälkensä viimeistään poistuessaan. Varauksen päättyessä sekä viimeisten käyttäjien poistuessa varaamattomista tiloista tulee käytetyt tilat siivota vähintään yhtä hyvään kuntoon kuin saavuttaessa. 28§ Klusterin siivoaminen Klusteri siivotaan viikoittain. Leppätalokomitea jakaa siivousvuorot ja tarvittaessa velvoittaa järjestöt myös muunlaiseen siivoukseen. Siivousvälineiden hankinnan koordinoi Matlun klusterivastaava. Väärinkäytökset ja laiminlyönnit -------------------------------- 29§ Vahinkojen hyvittäminen Järjestöt hyvittävät väärinkäytökset ja laiminlyönnit toimimalla klusterin yhteiseksi hyväksi Leppätalokomitean päättämällä tavalla. Järjestöt ovat vastuussa Matlun omistamassa irtaimistossa ilmenevistä vahingoista, jotka eivät ole aiheutuneet normaalista kulumisesta. 30§ Käyttöoikeuksien rajoittaminen Jos väärinkäytös tai laiminlyönti on vakava tai järjestö syyllistyy sellaiseen toistuvasti, voi Leppätalokomitean kokous päättää järjestön käyttöoikeuksien rajoittamisesta määräajaksi. Järjestö ei saa osallistua päätöksentekoon sen käyttöoikeuksien rajoittamisesta, mutta sillä on oikeus tulla kuulluksi. Henkilökohtaisten käyttöoikeuksien rajoittamisesta vakavissa väärinkäytös- tai laiminlyöntitapauksissa päättää Leppätalokomitea.
23.11. klo 17:00