Matlu-klusterin käyttösäännöt

1§ Määräysala

Nämä säännöt koskevat Domus Gaudiumin klusteritila Christina Reginan
(myöhemmin klusteri) käyttöä. Ne täydentävät Helsingin yliopiston
ylioppilaskunnan (myöhemmin HYY) asettamia käyttösääntöjä.
Leppätalokomitea voi antaa tarkempia määräyksiä käyttösääntöjen
soveltamisesta.

2§ Klusterin järjestöt

Klusteria saavat käyttää järjestöt, joilla on HYYn kanssa voimassa
oleva klusterin tilankäyttösopimus (myöhemmin järjestöt). Klusterin
käyttöä koordinoi Helsingin yliopiston matemaattis-
luonnontieteellisten opiskelijajärjestöjen yhteistyöjärjestö Matlu ry
(myöhemmin Matlu).

3§ Sääntöjen muuttaminen

Näitä käyttösääntöjä voidaan muuttaa 3/4 enemmistöllä
klusterikokouksessa. Sääntöjen muuttamisesta on mainittava
kokouskutsussa.

4§ Klusterin sähköpostilistat

Klusterin käyttöön liittyy kolme sähköpostilistaa. Leppis-avaimet@helsinki.fi 
(myöhemmin avainlista) on tarkoitettu kaikkia avaimellisia koskevan tiedon 
välitykseen. Leppis-list@helsinki.fi (myöhemmin komitean lista) on tarkoitettu 
Leppätalokomitean sisäiseksi tiedotuskanavaksi. Leppis-info@helsinki.fi on 
tarkoitettu kaikkia avaimellisia koskettavan tärkeän tiedon välitykseen.



Tilat ja niiden käyttö
----------------------

5§ Klusterin käyttäjät	

Klusteri on tarkoitettu kaikille järjestöjen jäsenille. Klusteria
käytettäessä on aina oltava paikalla kulkuoikeudellinen henkilö.
Kulkuoikeudella tarkoitetaan mukana olevaa kulkuavainta, jolla
tiloihin pääsee sisään kyseisenä ajankohtana. Kulkuoikeus on henkilökohtainen.

Tyhjälle klusterille saavuttaessa on tarkistettava tilat ja
ilmoitettava mahdollisista puutteista tai sotkuista avainlistalle.

Järjestöillä on lupa kutsua ulkopuolisia tahoja klusterille vieraakseen. 
Tällöin kutsuva järjestö on vastuussa vieraistaan ja paikalla on oltava 
vähintään yksi kulkuoikeudellinen henkilö vastaamassa. Järjestö voi erityisestä 
syystä Leppätalokomitean luvalla antaa ulkopuolisen tahon käyttää klusteria nimissään. 

Alaikäisten oleskelu klusterilla on ehdottomasti kielletty.


6§ Kokoushuone	

Kokoushuone on etupäässä kokouskäyttöön tarkoitettu tila, jonka käyttö
edellyttää varausta. Kokoushuone tulee varata viimeistään tilaisuuden
alkaessa. Kokoushuoneen siisteyteen on kiinnitettävä erityistä
huomiota. Kokoushuonetta ei voi käyttää juhlimistarkoitukseen.

7§ Kerhohuone	

Kerhohuone on monenlaisiin tilaisuuksiin soveltuva tila, joka on
vapaasti käytettävissä varausten ulkopuolella. Kerhohuone tulee varata
viimeistään 24 tuntia ennen tilaisuutta. Jos tilaisuus ei ole avoin
kaikkien järjestöjen jäsenille, on tästä ilmoitettava
varauskalenterissa.

8§ Oleskelutila	

Oleskelutila on järjestöjen jäsenten vapaasti käytettävissä oleva
tila. Leppätalokomitean kokous voi erityisestä syystä myöntää
järjestölle oikeuden varata oleskelutila tai koko klusteri käyttöönsä.
Oleskelutilan avoin varaus kalenterissa ei edellytä komitean
hyväksyntää. Tällöin varausmerkintä on ensisijaisesti
ilmoitusluontoinen.

9§ Säilytys- ja varastotilat

Jokaisella järjestöllä on oikeus kiinteään kaappiin klusterilla.
Kerhohuoneen ja oleskelutilan kaapit ja hyllyt on tarkoitettu
yhteiskäytössä oleville tavaroille. Suuren varastotilan hyllyt ovat 
tarkoitettu järjestöille tavaransäilytyspaikaksi. Hyllyt ovat järjestökohtaiset. 
Pieni varastotila on Matlun käytössä. Muu tavaroiden varastointi klusterilla
on sallittua maksimissaan viiden päivän ajan klusterin käyttöä häiritsemättä 
erillisellä ilmoituksella avainlistalle.

10§ Yökäyttö 

Yökäytöksi lasketaan klusteritiloissa oleskelu välillä 00.00 - 07.00,
ellei Leppätalokomitea ole muutoin määrännyt. Yökäytön alkaessa
jokaisen paikalla olevan järjestön on otettava yökäyttövastuu, ellei
toinen järjestö ota heitä vastuulleen. Yökäytön aikana klusterille
saapuvat kulkuoikeudelliset henkilöt ottavat yökäyttövastuun
itsestään ja seurueestaan, ellei toinen yökäyttövastuussa oleva 
ota heitä vastuulleen.

Vastuuhenkilön on lähetettävä yökäytöstä sähköpostiviesti avainlistalle. 
Kun järjestö poistuu, tai vastuuhenkilö vaihtuu, on myös tästä lähetettävä 
sähköpostiviesti avainlistalle.

YKV-viestin pitää sisältää etunimi, sukunimi ja järjestö tai järjestön
tunnettu lyhenne tai lempinimi, josta käy selkeästi ilmi järjestö. Sähköpostin
otsikosta tulee ilmetä yökäyttövastuun ottaminen.

11§ Yökäytön vastuuhenkilö	

Yökäytön vastuuhenkilö on kulkuoikeudellinen henkilö, joka on klusterin 
avaimellisten sähköpostilistalle ilmoittanut ottavansa yökäyttövastuun.
Vastuuhenkilöitä on yökäytön aikana toteltava klusterin käyttöön 
liittyvissä asioissa. Vastuuhenkilöllä on oikeus poistaa asiattomasti 
käyttäytyvä henkilö klusterilta.

Vastuuhenkilöiden on pidettävä klusteri kunnossa, ylläpidettävä
järjestystä ja valvottava sääntöjen noudattamista. Havaituista sääntörikkomuksista 
tulee ilmoittaa Leppätalokomitean puheenjohtajalle. Vastuuhenkilöt vastaavat 
klusterin siivoamisesta käytön päätteeksi.

YKV-viesteihin liittyvistä virheistä ruvetaan pitämään kirjaa, ja jos järjestöllä on
yhteensä kymmenen (10) kappaletta/kausi (nollautuu 1.2. ja 1.8.) YKV-viesteihin
liittyviä virheitä, annetaan tästä järjestölle sanktio. Sanktion määrittää
Leppätalokomitea. Kun yksittäisellä henkilöllä on tietty määrä virheitä, siitä seuraa
sanktioita virheiden määrän mukaisesti. Kolmesta (3) virheestä seuraa varoitus,
viidestä (5) virheestä yhden (1) kuukauden YKV-kielto ja 10 virheestä Leppätalokomitean
määrittämä sanktio. Tälläisiä YKV-virheitä pykälän 10§ puutteiden lisäksi ovat
mm. klusterilla oleilu yökäytön aikana ilman, että YKV-viestiä on lähetetty
(hyväksyttävä liukuma on 15 min yli YKV:n alun).

Jos YKV-pois viestiä ei ole tullut ollenkaan 07:30 mennessä, lasketaan tämä
vakavammaksi YKV-virheeksi. "Klusteri tyhjä, kaikki pois" tyyppinen viesti kuitenkin
kuittaa YKV:n loppuneeksi kaikkien puolesta.

Jos avaimellinen on YKV-sähköpostin mukaan vastuussa vain itsestään, tarkoittaa
tämä sitä, ettei hän aio päästää ketään muuta kuin itseään sisälle avaimillaan.
Tämä kuitenkin tarkoittaa, että avaimellisen on puututtava mahdollisiin
häiriötilanteisiin, ja oltava muulla tavoin vastuussa järjestyksestä klusterilla.
Aikaistetun YKV:n tapahtumien aikana vastuunotto vain itsestään ei ole mahdollista.

Leppätalokomitea voi antaa poikkeuksia tarvittaessa.

12§ Tapahtuman järjestäminen klusterilla	

Jos järjestö järjestää klusterilla tapahtuman on tästä tehtävä
merkintä klusterin sähköiseen varauskalenteriin.

13§ Käyttäytymissäännöt		

Vahvojen hajusteiden käyttö tai tupakointi ei ole sallittua sisätiloissa. 
Avonaisten juoma-astioiden vieminen eteiseen tai sitä pidemmälle on yleisen 
siisteyden nojalla kielletty. Roskat on vietävä niille osoitettuun paikkaan. 
Tilassa nukkuminen on ehdottomasti kielletty kaikkina aikoina ja kaikissa tilanteissa.

Muita rakennuksen käyttäjiä häiritsevä toiminta, kuten kovaääninen
musiikki, on kielletty aikavälillä 07.00 - 18.00.

Klusterilla oleskelu on kielletty aikavälillä 07.00-12.00. Leppätalokomitean 
kokous voi myöntää poikkeusluvan perustellusta syystä. Hiljainen siivoaminen, 
ruuan valmistus sekä tavaroiden nouto ja palautus on sallittu. Yllämainitusta 
toiminnasta on kuitenkin lähetettävä avainlistalle viesti.

14§ Eläimet klusterilla

Eläinten tuominen klusterille on kielletty. Kielto ei koske opas- tai
avustajakoiria.



Hallinto ja päätöksenteko
-------------------------

15§ Leppätalokomitea

Klusteria hallinnoi Leppätalokomitea, jossa on yksi edustaja
jokaisesta järjestöstä. Järjestö voi nimittää myös varaedustajan. Järjestö 
voi vaihtaa edustajiansa ilmoittamalla tästä komitean puheenjohtajalle.

16§ Leppätalokomitean puheenjohtaja

Leppätalokomitean puheenjohtajana toimii Matlun edustaja.
Puheenjohtaja toimii klusterin yhteyshenkilönä HYYn suuntaan ja vastaa
avainhallinnosta. Leppätalokomitea voi valita nimettyjen edustajien joukosta
varapuheenjohtajan, joka hoitaa puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa
estyneenä.

17§ Leppätalokomitean kokoukset

Leppätalokomitea kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä
ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään kolme komitean
jäsenjärjestöä sitä vaatii. Leppätalokomitean kokoukset ovat
päätösvaltaisia, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä yhteensä
vähintään neljä muuta komitean jäsentä ovat paikalla. Kokouskutsu tulee 
lähettää vähintään viisi vuorokautta ennen kokouksen alkua.

Äänestyksen mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan kanta,
henkilövaaleissa ja suljetussa lippuäänestyksessä kuitenkin arpa.
Leppätalokomitean kokoukset ovat avoimia kaikille järjestöjen
jäsenille ellei komitea erityisistä syistä muuta päätä. Kokouksista
pidetään päätöspöytäkirjaa.

18§ Klusterikokous

Merkittävissä klusteria koskevissa asioissa päätösvaltaa käyttää
klusterikokous. Kokouksessa kullakin järjestöllä on käytettävissä yksi
ääni, jota käyttää järjestön hallituksen valtuuttama edustaja tai
hänen varaedustajansa. Varaedustaja käyttää äänioikeuttaan, mikäli
varsinainen edustaja on poissa tai on muutoin estynyt käyttämään
äänioikeuttaan.

Edustajilla tulee olla järjestön antama valtakirja
edustusoikeudestaan. Äänestyksen mennessä tasan ratkaisee
puheenjohtajan kanta, henkilövaaleissa ja suljetussa
lippuäänestyksessä kuitenkin arpa. Klusterikokouksissa on puhe- ja
läsnäolo-oikeus kaikilla järjestöjen jäsenillä. Kokouksista pidetään
päätöspöytäkirjaa.

19§ Klusterikokouksissa päätettävät asiat

Klusterikokoukset kutsuu koolle Leppätalokomitea. Kokouskutsu on
lähetettävä järjestöille viimeistään kolme viikkoa ennen kokousta.
Käyttösääntöjen muuttaminen ja muut erityisen merkittävät asiat on
mainittava kokouskutsussa, muut asiat viimeistään viikkoa ennen
kokousta toimitettavalla esityslistalla.

Klusterikokous voi kuitenkin 3/4 enemmistöllä päättää, että asia
käsitellään kiireellisenä, vaikka sitä ei ole esityslistalla. Asiaa,
josta on mainittava kokouskutsussa, ei voi käsitellä kiireellisenä.
Klusterikokouksella on oikeus ottaa päätettäväkseen
Leppätalokomitealle kuuluva asia sekä muuttaa Leppätalokomitean
päätöksiä.

20§ Klusterin ylläpito ja irtaimisto

Matlu vastaa klusterin ylläpidosta ja juoksevista kuluista.
Järjestöjen odotetaan osallistuvan kustannuksiin suhteessa
käyttäjämääriinsä. Klusterille yhteisillä varoilla hankittu irtaimisto
on Matlun omaisuutta.



Avaimet ja lukitukset
---------------------

21§ Avainhallinto

Klusterin avainrekisteriä ylläpitää Leppätalokomitean puheenjohtaja.
Leppätalokomitealla on oikeus ottaa avain pois väärinkäytöksiin
syyllistyneeltä henkilöltä.

22§ Klusterin kulkuluvat

Järjestö voi perustellusta syystä myöntää kulkuluvan klusterille jäsenelleen 
ilmoittamalla tästä HYYlle ja Leppätalokomitean puheenjohtajalle. Kulkuluvan 
myöntämisestä henkilölle, jonka kulkulupa on otettu pois väärinkäytösten takia,
päättää Leppätalokomitea. Järjestö voi ottaa nimissään olevan
kulkuluvan pois ilmoittamalla tästä Leppätalokomitean
puheenjohtajalle.

23§ Sisätilojen avaimet

Jokaisella järjestöllä on oikeus riittävään määrään avaimia kokoushuoneeseen ja
kerhotilaan sekä varastoihin. Avaimet ovat aina yksittäisen
henkilön nimissä, mutta niitä voidaan säilyttää lukitussa kaapissa tai
muussa riittävän turvallisessa tilassa järjestön virkailijoiden
saatavilla.

24§ Vastuu klusterin käytöstä

Klusteria käytettäessä jollain läsnäolijalla on oltava tilan käyttöön oikeuttava 
kulkulupa. Jokainen kulkuluvallinen vastaa klusterilla omasta sekä vastuullaan 
olevien henkilöiden toiminnasta. Jokainen kulkulupa on sekä kulkuluvan haltijan 
että luvan myöntäneen järjestön vastuulla.

25§ Klusterin ulko-ovet

Klusterin uloskäynnit pidetään lukittuna. Rakennuksen muihin tiloihin ei saa
mennä ilman lupaa.



Siisteys ja siivoaminen
-----------------------

26§ Kengätön tila

Ulkokengät tulee jättää eteiseen. Jos ulkokenkiä joudutaan
poikkeuksellisesti käyttämään klusterilla esimerkiksi tavaroita
kuljetettaessa, tulee lattiat siivota välittömästi tämän jälkeen.

27§ Klusterin siisteys

Jokaisen käyttäjän tulee siivota jälkensä viimeistään poistuessaan.
Varauksen päättyessä sekä viimeisten käyttäjien poistuessa
varaamattomista tiloista tulee käytetyt tilat siivota vähintään yhtä
hyvään kuntoon kuin saavuttaessa.

28§ Klusterin siivoaminen

Klusteri siivotaan viikoittain. Leppätalokomitea jakaa siivousvuorot ja 
tarvittaessa velvoittaa järjestöt myös muunlaiseen siivoukseen. 
Siivousvälineiden hankinnan koordinoi Matlun klusterivastaava. 



Väärinkäytökset ja laiminlyönnit
--------------------------------

29§ Vahinkojen hyvittäminen

Järjestöt hyvittävät väärinkäytökset ja laiminlyönnit toimimalla
klusterin yhteiseksi hyväksi Leppätalokomitean päättämällä tavalla. Järjestöt 
ovat vastuussa Matlun omistamassa irtaimistossa ilmenevistä vahingoista, 
jotka eivät ole aiheutuneet normaalista kulumisesta.

30§ Käyttöoikeuksien rajoittaminen

Jos väärinkäytös tai laiminlyönti on vakava tai järjestö syyllistyy
sellaiseen toistuvasti, voi Leppätalokomitean kokous päättää järjestön
käyttöoikeuksien rajoittamisesta määräajaksi. Järjestö ei saa
osallistua päätöksentekoon sen käyttöoikeuksien rajoittamisesta, mutta
sillä on oikeus tulla kuulluksi.

Henkilökohtaisten käyttöoikeuksien rajoittamisesta vakavissa väärinkäytös- 
tai laiminlyöntitapauksissa päättää Leppätalokomitea.